Al terminar una semana de mucho trabajo, el propietario quizá recuerde que «pedimos reseñas», pero no sepa a qué clientes se escribió. Un registro sencillo responde a esa pregunta. También muestra si faltó anotar un trabajo, si falló un correo o si nunca se envió el seguimiento previsto.

Descarga la plantilla CSV para registrar solicitudes de reseñas y ábrela en Excel, Numbers o Google Sheets. Borra la fila de ejemplo antes de introducir trabajos reales.

El archivo es un CSV sencillo: contiene encabezados y una fila de ejemplo, sin fórmulas, menús desplegables ni conexión automática con Google. Puedes abrirlo en una hoja de cálculo o importarlo a tu registro de trabajos. Si lo edita más de una persona, acordad quién anota el servicio terminado y quién registra el envío; así evitaréis duplicar la misma solicitud.

Qué anotar por cada cliente al que puedes invitar

  • Fecha del servicio y referencia del cliente: Usa un identificador interno o un código breve, no su nombre completo ni sus datos de contacto si otras personas verán la hoja.
  • Cliente apto y permiso comprobado: Anota ambas cosas antes de programar el mensaje. Una celda vacía no equivale a un permiso.
  • Canal y fecha de envío: Correo electrónico, un mensaje personal adecuado o una tarjeta QR ofrecida. Para una tarjeta, escribe «ofrecida» en el estado de entrega; no puedes verificar que se haya escaneado.
  • Estado de entrega: Usa el estado real del sistema: en cola, enviado, entregado, devuelto o dado de baja. «Enviado» no demuestra que el correo llegara.
  • Recordatorio: Deja los campos vacíos si no piensas enviarlo. Distingue la fecha prevista de la fecha en que se envió de verdad.
  • Respuesta y reseña identificada: Anótalas solo cuando puedas relacionarlas con ese cliente con seguridad. El total de reseñas públicas va en el resumen semanal, no en una ficha individual elegida por suposición.
  • Responsable y notas: Indica quién resolverá un envío fallido o averiguará por qué no se pasó la información. Escribe notas breves, sin detalles sensibles del servicio.

Conserva los datos de contacto y los permisos en tu sistema habitual de clientes. Da acceso a la hoja solo a quien lo necesite y borra las referencias cuando dejen de ser útiles. Antes de usar los datos para enviar mensajes, comprueba las normas aplicables donde trabajas.

La fila de ejemplo lleva la marca DEMO-001. Sustitúyela por una referencia que tu equipo pueda buscar en el sistema de clientes, como un número de trabajo. No incluyas direcciones completas ni detalles de servicios médicos, jurídicos o domésticos en las notas. La hoja debe explicar por qué salió o no una solicitud; no necesita convertirse en otra base de datos de clientes.

Elabora un resumen semanal a partir de las filas

Al final de cada semana, cuenta cuatro cosas: servicios terminados, clientes a quienes podías invitar, solicitudes enviadas o tarjetas ofrecidas y entregas confirmadas si el canal informa de ellas. Anota aparte cuántas reseñas públicas nuevas aparecieron en Google. Añade el motivo principal por el que no se invitó a algunos clientes.

En una semana de ejemplo, había 24 clientes a quienes se podía invitar. Se enviaron 18 correos y se confirmó la entrega de 15. El equipo escribió al 75 % de esos clientes y se entregó el 83 % de los correos. Aparecieron dos reseñas públicas nuevas. Podrían venir de los mensajes de esa semana, de invitaciones anteriores o de personas que encontraron el perfil por su cuenta.

Para el primer porcentaje, divide las solicitudes enviadas entre los clientes a quienes podías invitar: 18 ÷ 24 = 75 %. Para el segundo, divide los correos entregados entre los enviados: 15 ÷ 18 es aproximadamente el 83 %. Deja la tasa de entrega vacía para tarjetas QR y canales que no informan de ella. Si tu sistema solo indica «enviado», no lo cambies por «entregado». Esa diferencia ayuda a saber si falló el paso de datos, la dirección de contacto o la invitación.

El registro puede mostrar clientes que se omitieron al pasar los datos, direcciones incorrectas, duplicados y bajas que requieren atención. Mantén el total de reseñas públicas como un dato semanal independiente. No sirve para evaluar de forma fiable a empleados ni a clientes concretos.

No rellenes la columna reseña_detectada_el por intuición. Una reseña pública puede llevar otro nombre, llegar semanas después o deberse a una tarjeta QR. Completa ese campo solo cuando puedas relacionarla claramente con un cliente y sea apropiado dejar constancia. Para el seguimiento habitual, el total público semanal es más útil que atribuir cada reseña a alguien sin pruebas.

Decide el siguiente paso según lo que encuentres

  • Pocas solicitudes enviadas: Asigna la tarea de cierre a una persona o puesto concreto. La guía de automatización incluye una ficha para pasar los datos si el envío manual se atasca.
  • Muchos mensajes sin entregar: Comprueba de dónde vienen los datos de contacto, si las direcciones son correctas y qué indica la herramienta antes de cambiar el texto.
  • Mensajes entregados, pocas reseñas nuevas: Prueba el enlace en un móvil y revisa cuándo se envía. La guía de diagnóstico repasa cada paso.
  • Más reseñas, pero sin mejora comercial clara: Compara por separado las acciones en el Perfil de Empresa, las consultas y los nuevos clientes con la hoja para estimar el retorno.

Si mantener la hoja lleva más tiempo que enviar las solicitudes, simplifica los campos o usa el historial de tu herramienta de envío. Para las reservas reales, consulta los registros de servicios y clientes: la hoja de solicitudes por sí sola no demuestra un retorno económico.