Een salonafspraak eindigt meestal duidelijk: de stylist laat het resultaat zien, de klant rekent af en misschien plannen ze de volgende afspraak. Juist dan raakt een reviewverzoek gemakkelijk zoek. De stylist denkt dat de receptie het vraagt; de receptie denkt dat de stylist het al deed. Spreek liever af wie welke stap zet.
De werkwijze hieronder past bij salons met afspraken. Voor klanten die zonder afspraak binnenlopen, heb je een andere aanpak nodig als je hun contactgegevens niet vastlegt. Meer achtergrond vind je bij reviewbeheer voor salons.
Geef elke persoon één taak
- Stylist, na de behandeling: Geef aan dat de afspraak is afgerond en vertel de receptie of er nog iets voor de klant moet worden opgelost. Kies niet op basis van de verwachte beoordeling wie een uitnodiging krijgt.
- Receptie, bij het afrekenen: Controleer het klantdossier en de contactvoorkeur. Markeer de afspraak als afgerond en voorkom een tweede verzoek voor hetzelfde bezoek.
- Eigenaar of manager, wekelijks: Vergelijk afgeronde afspraken met klanten die je mag benaderen en met verstuurde verzoeken. Controleer afmeldingen en dubbele dossiers.
Heeft de salon geen receptie, laat de stylist dan na betaling vastleggen dat de afspraak klaar is. Wijs iemand aan die dat doet en iemand die de verzoeken controleert. Stel geen reviewquota per stylist en vraag klanten niet een medewerker te noemen. Het beleid van Google waarschuwt tegen druk en tegen verzoeken om specifieke inhoud.
Kies een moment dat past bij de behandeling
Een knipbeurt kan de klant meestal al bij het afrekenen beoordelen. Een kleuring ziet er thuis misschien anders uit, en na sommige behandelingen hoort nazorg. Kies daarom per behandeling een passend moment in plaats van voor elke afspraak dezelfde wachttijd. Kijk daarna in je eigen gegevens wanneer berichten aankomen en hoe klanten reageren.
| Afspraak | Passend moment voor de uitnodiging | Let hierop |
|---|---|---|
| Knippen of stylen | Een kaartje bij het afrekenen of een kort bericht achteraf | Zorg dat de klant weet hoe die contact kan opnemen als er iets bijgewerkt moet worden. |
| Kleuring | Nadat de klant het resultaat ook buiten de salon heeft gezien | Leg een eventuele afspraak voor een correctie apart vast. |
| Behandeling met nazorg | Nadat de klant tijd heeft gehad om het resultaat te ervaren | Stuur de nazorginstructies los van je reviewverzoek. |
| Klant zonder afspraak en zonder contactgegevens | Geef een kaartje met QR-code en laat de klant zelf kiezen | Vraag niet alleen om een e-mailadres om later een review na te jagen. |
Dit zijn praktische keuzes, geen bewezen regels voor meer reacties. Moet een salon veel kleuringen corrigeren, pak dat probleem dan aan voordat je de timing van herinneringen bijstelt. Geef klanten ondertussen dezelfde mogelijkheid om een openbare review te schrijven en behandel correcties via de normale klantenservice.
Bij het afrekenen kun je een klein kaartje met de QR-code naast de bon leggen. De klant kan het later gebruiken. Verstuur je na de afspraak een e-mail, controleer dan of je het juiste adres hebt en de klant langs die weg mag benaderen. Een kaartje past ook bij klanten die spontaan binnenlopen en van wie je geen e-mailadres hebt.
Schrijf een kort bericht na de afspraak
Onderwerp: Je bezoek aan {Salonnaam}
Hoi {Voornaam}, bedankt dat je op {datum} bij ons was. Wil je anderen vertellen hoe je afspraak ging? Hier kun je een Google-review schrijven: {Reviewlink}. Heb je vragen over de nazorg, antwoord dan gerust op dit bericht.
{Salonteam}
Schrijf niet: ‘Geweldig kapsel? Geef ons vijf sterren.’ Daarmee nodig je alleen lof uit en stuur je op een cijfer. Laat de Google-link in het bericht staan, ook als de klant misschien een probleem wil melden. Het antwoordadres is bedoeld voor nazorg, niet als verplicht tussenstation vóór een openbare review. Voor andere kanalen vind je meer voorbeeldberichten.
Voer een proefperiode van twee weken uit
Vergelijk in de eerste week de agenda met de verstuurde verzoeken. Zijn er 30 afspraken afgerond waarbij de klant benaderd mocht worden, maar staan er bij de receptie slechts 18 geregistreerd, zoek dan uit wat er met de andere 12 gebeurde voordat je de e-mailtekst verandert. Herhaal de controle de week erna. Vergelijk ook vergelijkbare behandelingen: een week met veel kleuringen kan anders verlopen dan een week met korte knipbeurten.
Noteer wanneer vaste klanten voor het laatst een verzoek kregen. Iemand die elke vier weken komt, hoeft niet na elke knipbeurt hetzelfde bericht te ontvangen. Kies een moment waarop een nieuwe uitnodiging logisch is.
Komt een klant bij verschillende stylisten, bewaar de datum van het laatste verzoek dan in het klantdossier. Anders kan iedere stylist denken dat het om een eerste bezoek gaat en opnieuw vragen. Heeft de salon meerdere vestigingen, gebruik dan bij het afrekenen de link van de juiste locatie en test hem vóór de eerste verzending. Een goed bericht met de verkeerde vestigingslink helpt niemand.
Gaan de klantgegevens goed door, maar kost het verzenden veel tijd, dan kun je e-mails plannen voor klanten die je mag benaderen. De gids voor automatische reviewverzoeken laat zien hoe je met een kleine groep begint. Houd het kaartje bij de kassa voor spontane bezoekers en de verzoekgeschiedenis per klant voor vaste klanten.