Na een drukke week weet de eigenaar misschien nog dat ‘we om reviews hebben gevraagd’, maar niet welke klanten een bericht kregen. Een eenvoudig overzicht maakt dat zichtbaar. Je ziet ook of een klus nooit is geregistreerd, een e-mail niet aankwam of een geplande herinnering uitbleef.

Download het CSV-sjabloon voor reviewverzoeken en open het in Excel, Numbers of Google Sheets. Verwijder de voorbeeldrij voordat je echte gegevens invoert.

Het is bewust een eenvoudig CSV-bestand: kolomkoppen en één voorbeeldrij, zonder formules, keuzelijsten of automatische koppeling met Google-reviews. Je kunt het in een spreadsheet gebruiken of in je bestaande opdrachtenoverzicht importeren. Werken meerdere mensen eraan, spreek dan af wie een afgeronde klus invoert en wie de verzending vastlegt. Zo voorkom je dubbele regels voor dezelfde klant.

Wat je per klant vastlegt

  • Datum en klantnummer: Gebruik een intern nummer of korte code, geen volledige naam of adres als je het bestand met anderen deelt.
  • Mag je een verzoek sturen? Leg vast of de klant benaderd mag worden en of toestemming is gecontroleerd voordat je iets plant. Een lege cel is geen toestemming.
  • Kanaal en verzenddatum: Noteer e-mail, een passend persoonlijk bericht of een aangeboden kaartje met QR-code. Schrijf bij een kaartje ‘aangeboden’; je kunt niet zien of het is gescand.
  • Afleverstatus: Neem de werkelijke status uit je verzendsysteem over, bijvoorbeeld in wachtrij, verstuurd, afgeleverd, niet afgeleverd of afgemeld. ‘Verstuurd’ betekent nog niet ‘afgeleverd’.
  • Herinnering: Laat de velden leeg als je er geen plant. Houd de geplande datum en de echte verzenddatum apart.
  • Reactie en gevonden review: Koppel die alleen aan een klant als je dat zeker weet. Het totale aantal openbare reviews hoort in de weeksamenvatting, niet bij een willekeurige klant.
  • Verantwoordelijke en opmerkingen: Leg vast wie een overgeslagen klant of mislukte aflevering opvolgt. Houd opmerkingen kort en vermeld geen gevoelige details over de opdracht.

Bewaar contactgegevens en toestemmingen in je gewone klantensysteem. Geef alleen medewerkers toegang die het overzicht nodig hebben en verwijder klantverwijzingen wanneer ze niet meer nodig zijn. Controleer welke regels voor klantcontact op jouw bedrijf van toepassing zijn.

De voorbeeldrij heeft de code DEMO-001. Vervang die door een nummer dat je team in het klantensysteem kan terugvinden, bijvoorbeeld een opdrachtnummer. Zet geen volledige adressen of medische, juridische of privégegevens in de opmerkingen. Het overzicht moet verklaren waarom een verzoek wel of niet is verstuurd; het hoeft geen tweede klantendatabase te worden.

Maak elke week een korte samenvatting

Tel aan het eind van de week afgeronde klussen, klanten die je mocht benaderen, verstuurde verzoeken of aangeboden kaartjes, en bevestigde afleveringen als je kanaal die meldt. Noteer nieuwe openbare Google-reviews afzonderlijk. Schrijf ook op waarom de meeste overgeslagen klanten geen uitnodiging kregen.

In een fictieve week mocht het team 24 klanten benaderen, stuurde het 18 e-mails en waren 15 daarvan aantoonbaar afgeleverd. Het bereikte 75% van de klanten die het mocht benaderen; 83% van de verstuurde e-mails werd afgeleverd. Er verschenen twee nieuwe openbare reviews. Die kunnen voortkomen uit de e-mails van deze week, eerdere uitnodigingen of klanten die het profiel zelf vonden.

Voor het eerste percentage deel je verstuurde verzoeken door klanten die je mocht benaderen: 18 ÷ 24 = 75%. Voor het tweede deel je afgeleverde e-mails door verstuurde e-mails: 15 ÷ 18 is ongeveer 83%. Laat het afleverpercentage leeg voor QR-kaartjes en kanalen die dit niet meten. Geeft je systeem alleen ‘verstuurd’ aan, noem dat dan niet ‘afgeleverd’. Zo zie je of je het doorgeven van klantgegevens, de adressen of het bericht moet verbeteren.

Het overzicht laat overgeslagen klanten, foute adressen, dubbele verzoeken en afmeldingen zien. Houd openbare reviews als apart weekcijfer bij. Gebruik dat totaal niet om individuele klanten of medewerkers te beoordelen.

Vul de kolom review_gezien_op niet op goed geluk in. Een openbare review kan onder een andere naam verschijnen, pas weken later komen of op een QR-kaartje volgen. Vul de datum alleen in als de koppeling met de klant duidelijk is en het passend is om die vast te leggen. Voor de gewone weekrapportage is een apart totaal nuttiger dan een gegokte koppeling per klant.

Kies de volgende actie op basis van het patroon

  • Weinig klanten krijgen een verzoek: Maak één medewerker verantwoordelijk voor de controle na een klus. De gids voor automatische verzoeken heeft een korte werkinstructie als handmatig versturen lastig wordt.
  • Veel berichten komen niet aan: Controleer waar adressen vandaan komen, of ze kloppen en wat je verzendsysteem meldt voordat je de tekst verandert.
  • Berichten afgeleverd, weinig reviews zichtbaar: Test de reviewlink op een telefoon en kijk naar het verzendmoment. De gids voor verzoeken zonder resultaat loopt andere oorzaken na.
  • Meer reviews, maar geen zichtbaar bedrijfsresultaat: Vergelijk acties op je Google Bedrijfsprofiel, aanvragen en nieuwe klanten apart met het overzicht voor reviewrendement.

Kost het overzicht meer tijd dan de verzoeken zelf, gebruik dan minder velden of de verzendgeschiedenis van je tool. Gebruik voor echte boekingen je opdracht- en klantgegevens: dit overzicht bewijst op zichzelf geen financieel rendement.