Alla fine di una settimana intensa, il titolare sa magari che «abbiamo chiesto recensioni», ma non quali clienti abbiano ricevuto il messaggio. Un registro semplice dà questa risposta. Mostra anche se una prestazione non è stata registrata, un'e-mail non è arrivata o un sollecito previsto non è mai partito.

Scarica il modello CSV per seguire le richieste di recensione e aprilo in Excel, Numbers o Google Sheets. Elimina la riga di esempio prima di inserire dati reali.

Il file è volutamente semplice: intestazioni e una riga di esempio, senza formule, menu a tendina o collegamenti automatici alle recensioni Google. Puoi aprirlo in un foglio di calcolo o importarlo nel registro degli interventi. Se lo aggiorna più di una persona, decidete chi segna la fine della prestazione e chi conferma l'invio. Eviterete di contare due volte lo stesso cliente.

Che cosa annotare per ogni cliente da contattare

  • Data del servizio e riferimento cliente: Usa un ID interno o un codice breve, non il nome completo o l'indirizzo di contatto, se il foglio potrebbe essere condiviso.
  • Possibilità di contattarlo e autorizzazione verificata: Registra entrambe prima di programmare un messaggio. Una cella vuota non equivale a un'autorizzazione.
  • Canale e data di invio: E-mail, messaggio personale appropriato o carta con codice QR consegnata. Per la carta, scrivi «consegnata» nello stato: non puoi verificare che sia stata scansionata.
  • Stato del messaggio: Usa i dati dello strumento, per esempio in coda, inviato, recapitato, non recapitato o cliente escluso. «Inviato» non dimostra che il messaggio sia arrivato.
  • Solleciti: Lascia i campi vuoti se non ne prevedi. Distingui la data prevista da quella in cui hai davvero inviato il messaggio.
  • Risposta del cliente e recensione individuata: Annotale solo quando puoi collegarle con certezza a quella persona. Il totale delle recensioni pubbliche va nel riepilogo settimanale, non in una riga attribuita a caso.
  • Responsabile e note: Indica chi chiarirà perché un cliente non è stato inserito o un messaggio non è arrivato. Mantieni le note brevi ed evita dettagli sensibili sulla prestazione.

Conserva recapiti e autorizzazioni nel normale sistema clienti. Dai accesso al foglio solo a chi ne ha bisogno e rimuovi i riferimenti quando non servono più. Prima di usare i dati per inviare richieste, verifica le regole applicabili dove lavori.

La riga di esempio riporta DEMO-001. Sostituiscila con un riferimento che il personale possa trovare nel sistema clienti, per esempio il numero di un intervento. Non mettere nelle note l'indirizzo completo o particolari di un servizio medico, legale o svolto in casa. Il foglio deve spiegare perché una richiesta è partita o no, senza diventare un secondo archivio di dati personali.

Prepara un riepilogo alla fine della settimana

Conta quattro elementi: prestazioni concluse, clienti che potevi contattare, richieste effettivamente inviate o carte consegnate e messaggi di cui lo strumento conferma il recapito, se fornisce questo dato. Registra separatamente le nuove recensioni Google pubbliche della settimana. Annota il motivo principale per cui alcuni clienti non hanno ricevuto un invito.

In una settimana ipotetica, potevi contattare 24 clienti, hai inviato 18 richieste via e-mail e hai ricevuto conferma del recapito di 15 messaggi. Hai raggiunto il 75% dei clienti interessati; l'83% delle e-mail inviate è stato recapitato. Sono apparse due nuove recensioni pubbliche. Potrebbero provenire dai messaggi di quella settimana, da inviti precedenti o da clienti che hanno trovato la scheda Google da soli.

Per la prima percentuale, dividi le richieste inviate per i clienti che potevi contattare: 18 ÷ 24 = 75%. Per la seconda, dividi i messaggi di cui hai conferma del recapito per le e-mail inviate: 15 ÷ 18, circa 83%. Lascia vuoto questo secondo dato per le carte con codice QR e i canali che non lo riportano. Se lo strumento indica solo «inviato», non presentare quel numero come «recapitato». La distinzione aiuta a capire se intervenire sul passaggio dei dati, sui recapiti o sul messaggio.

Il registro può mettere in luce clienti dimenticati, indirizzi errati, duplicati e richieste di esclusione da rispettare. Mantieni il numero delle recensioni pubbliche come dato settimanale separato: non permette di giudicare in modo affidabile singoli dipendenti o clienti.

Non riempire a intuito la colonna recensione_rilevata_il. Una recensione pubblica può essere scritta con un nome diverso, arrivare settimane dopo o seguire una carta con codice QR. Compila il campo solo quando il legame con un cliente è chiaro ed è opportuno registrarlo. Per il controllo ordinario, il totale settimanale delle recensioni pubbliche è più affidabile di un abbinamento ipotetico a ogni cliente.

Che cosa fare in base ai risultati

  • Pochi clienti contattati: Affida a una persona il controllo dei lavori conclusi. La guida all'automazione offre una scheda per organizzare il passaggio dei dati se l'invio manuale rallenta la squadra.
  • Molti messaggi non recapitati: Verifica da dove arrivano i recapiti, se gli indirizzi sono corretti e se lo strumento funziona prima di cambiare il testo.
  • Messaggi arrivati, poche recensioni visibili: Prova il link su uno smartphone e controlla quando è partita la richiesta. La guida alla diagnosi spiega gli altri controlli.
  • Più recensioni ma nessun effetto commerciale apparente: Confronta separatamente le azioni sulla scheda Google, i contatti ricevuti e i nuovi clienti con il prospetto sul ROI.

Se aggiornare il foglio richiede più tempo che inviare le richieste, riduci i campi o usa la cronologia dello strumento. Per verificare le prenotazioni reali, fai riferimento ai registri delle prestazioni e dei clienti: questo prospetto, da solo, non può dimostrare un ritorno economico.