Am Ende einer vollen Woche weiß der Inhaber vielleicht noch, dass Kunden um Bewertungen gebeten wurden. Wer tatsächlich eine Nachricht erhielt, ist aber unklar. Eine einfache Tabelle beantwortet diese Frage. Sie zeigt auch, ob ein Auftrag nicht erfasst, eine E-Mail nicht zugestellt oder eine geplante Erinnerung vergessen wurde.

Laden Sie die CSV-Datei zur Nachverfolgung von Bewertungsanfragen herunter und öffnen Sie sie in Excel, Numbers oder Google Sheets. Löschen Sie die markierte Beispielzeile, bevor Sie echte Aufträge erfassen.

Die CSV-Datei enthält nur Spaltenüberschriften und eine Beispielzeile. Formeln, Auswahllisten oder eine automatische Verbindung zu Google-Bewertungen gibt es nicht. Sie können die Datei in einem Tabellenprogramm nutzen oder in Ihre bestehende Auftragsübersicht übernehmen. Wenn mehrere Personen daran arbeiten, legen Sie fest, wer den abgeschlossenen Auftrag und wer den tatsächlichen Versand einträgt. Sonst können zwei Einträge versehentlich als verschiedene Kunden behandelt werden.

Was Sie für jeden qualifizierten Kunden erfassen sollten

  • Leistungsdatum und Kundenkennung: Verwenden Sie eine interne ID oder einen kurzen Code. Wenn die Tabelle geteilt wird, gehören vollständige Namen und Kontaktadressen nicht hinein.
  • Eignung und Kontakterlaubnis: Halten Sie beides fest, bevor eine Nachricht geplant wird. Eine leere Zelle bedeutet keine Erlaubnis.
  • Kanal und Sendedatum: E-Mail, eine geeignete persönliche Nachricht oder eine angebotene QR-Karte. Bei einer Karte tragen Sie im Lieferstatus „angeboten“ ein; Sie können nicht verifizieren, ob sie gescannt wurde.
  • Lieferstatus: Verwenden Sie einen echten Status aus Ihrem Sende-System, wie z. B. in der Warteschlange, gesendet, zugestellt, zurückgewiesen oder abgemeldet. „Gesendet“ beweist keine Zustellung.
  • Erinnerung: Lassen Sie die Felder leer, wenn keine Erinnerung geplant ist. Trennen Sie das geplante Datum vom tatsächlichen Versanddatum.
  • Kundenantwort und beobachtete Bewertung: Notieren Sie eine Antwort oder Bewertung nur, wenn Sie diese zuverlässig identifizieren können. Eine aggregierte öffentliche Bewertungsanzahl gehört in die wöchentliche Zusammenfassung, nicht in eine geschätzte Kundenzeile.
  • Verantwortlicher und Notizen: Weisen Sie die Person zu, die ein verpasstes Übergabeproblem oder ein Zustellproblem lösen wird. Halten Sie Notizen kurz und vermeiden Sie sensible Service-Details.

Bewahren Sie Kontaktdaten und Nachweise über Einwilligungen in Ihrem üblichen Kundensystem auf. Geben Sie nur Personen Zugriff auf die Tabelle, die ihn brauchen, und entfernen Sie Einträge, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Prüfen Sie vor einer Kontaktaufnahme die Regeln, die für Ihr Unternehmen gelten.

Die Beispielzeile ist mit DEMO-001 gekennzeichnet. Ersetzen Sie diese durch eine Referenz, die Ihr Team in seinem Kundensystem finden kann, beispielsweise eine Auftragsnummer. Fügen Sie in der Spalte „Notizen“ keine vollständige Adresse oder Details zu medizinischen, rechtlichen oder haushaltsnahen Dienstleistungen ein. Die Tabelle soll lediglich dokumentieren, warum eine Anfrage gesendet wurde oder nicht; sie darf nicht zu einer zweiten Kundendatenbank werden.

Erstellen Sie eine wöchentliche Zusammenfassung aus den Zeilen

Am Ende der Woche zählen Sie vier Dinge: abgeschlossene Dienstleistungen, berechtigte Kunden, tatsächlich versendete Anfragen oder angebotene Karten sowie bestätigte Zustellungen, sofern Ihr Kanal diese meldet. Notieren Sie dann die neuen öffentlichen Google-Bewertungen für den Zeitraum als separate Gesamtzahl. Tragen Sie den wichtigsten Grund dafür ein, warum berechtigte Kunden nicht erreicht wurden.

In einer beispielhaften Woche kamen 24 Kunden für eine Einladung infrage. 18 erhielten eine E-Mail, von denen 15 nachweislich zugestellt wurden. Das Team schrieb also 75 % der geeigneten Kunden an; 83 % der versendeten E-Mails kamen an. Zwei neue öffentliche Bewertungen erschienen. Sie könnten auf Nachrichten dieser Woche, frühere Einladungen oder Kunden zurückgehen, die das Google-Unternehmensprofil selbst gefunden haben.

Für den ersten Anteil teilen Sie die versendeten Einladungen durch die Zahl geeigneter Kunden: 18 ÷ 24 = 75 %. Für die Zustellrate teilen Sie bestätigte Zustellungen durch versendete E-Mails: 15 ÷ 18 sind etwa 83 %. Bei QR-Karten und anderen Kanälen ohne Zustelldaten bleibt das Feld leer. Wenn Ihr Versandtool nur „gesendet“ meldet, nennen Sie das nicht „zugestellt“. Die Trennung zeigt, ob Übergabe, Kontaktdaten oder die Einladung selbst verbessert werden müssen.

Die Tabelle macht versäumte Übergaben, falsche Adressen, doppelte Einträge und Abmeldungen sichtbar. Erfassen Sie die Gesamtzahl öffentlicher Google-Bewertungen getrennt pro Woche. Sie eignet sich nicht dazu, einzelne Mitarbeiter oder Kunden zu bewerten.

Füllen Sie die Spalte bewertung_gefunden_am nicht auf Verdacht aus. Eine öffentliche Bewertung kann unter einem anderen Namen erscheinen, Wochen später eintreffen oder auf eine QR-Karte folgen. Tragen Sie nur dann etwas ein, wenn der Bezug zu einem Kunden eindeutig und die Erfassung angemessen ist. Für regelmäßige Berichte ist die getrennte wöchentliche Zahl öffentlicher Bewertungen hilfreicher als eine geschätzte Zuordnung zu einzelnen Kunden.

Wählen Sie die nächste Maßnahme aus dem Muster

  • Wenige Einladungen: Legen Sie fest, wer die Anfrage nach einem abgeschlossenen Auftrag auslöst. Die Anleitung zur Automatisierung enthält eine Vorlage für die Übergabe, falls der manuelle Versand zum Engpass wird.
  • Viele fehlgeschlagene Zustellungen: Prüfen Sie die Kontaktquelle, die Adressqualität und den Status des Tools, bevor Sie den Text der Nachricht ändern.
  • Zugestellte Anfragen, kaum sichtbare Reaktion: Testen Sie den Bewertungslink auf einem Smartphone und prüfen Sie den Zeitpunkt. Der Leitfaden zur Fehlersuche führt Sie durch die einzelnen Schritte.
  • Mehr Bewertungen, aber kein geschäftliches Ergebnis: Vergleichen Sie separat die Aktionen im Google-Unternehmensprofil, die Anfragen und die Kunden unter Verwendung der ROI-Tabelle.

Wenn die Tabelle mehr Zeit kostet als die Anfragen selbst, streichen Sie unnötige Felder oder nutzen Sie die Versandübersicht Ihres Tools. Die tatsächlichen Buchungen bleiben in Ihren Auftrags- und Kundendaten. Eine Liste versendeter Einladungen kann keinen finanziellen Ertrag belegen.